Sistema Eletrônico amplia ação da Alesc em práticas ecologicamente corretas

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Em 16 meses de utilização, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da Assembleia Legislativa do Estado de Santa Catarina comprova a importância da adoção de práticas ecologicamente corretas. A ferramenta – desenvolvida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF-4) e cedida sem custos para o Parlamento catarinense – já gerou 15 mil processos administrativos e 230 mil documentos totalmente digitalizados. Com essa estatística, é possível estimar uma economia de recursos públicos que seriam necessários para a compra de 650 mil folhas de papel.

Despesas com a gráfica que produz as capas que envolvem os documentos impressos já caíram em 75%. Os gastos também vêm decrescendo gradativamente devido a redução da compra de outros insumos, como impressoras e tintas para impressão. Adriana Back Koerich, que gerencia o Protocolo Geral da Alesc, setor responsável pela operação do SEI, avalia que os impactos positivos do sistema vão além da parte financeira.

De acordo com ela, com o uso da ferramenta, o Parlamento acaba “levando medidas mais sustentáveis” para os cidadãos, que não precisam mais se deslocar de seus municípios até a capital do estado para trazer documentos, como historicamente acontecia.

Isso evita o desperdício de tempo da sociedade, elimina o risco de acidentes nas rodovias, reduz o consumo de combustível necessário para as viagens do interior até a Alesc e diminui também a emissão de gases poluentes como monóxido de Carbono (CO), dióxido de Carbono (CO2), hidrocarbonetos (HC) e óxidos de Enxofre (SOx), entre outros. “O avanço é muito maior do que apenas eliminar o uso de papel nos processos administrativos”, avalia a gerente.

A adoção do sistema eletrônico tinha, em princípío, o intuito de tornar os processos digitais, garantindo economia de recursos financeiros e dando celeridade à resolução das demandas da sociedade que são trazidas para a Alesc. Mas, na prática, os resultados são realmente mais amplos. “Hoje, qualquer processo novo possibilita que o cidadão dê entrada em requerimentos direto por e-mail, sem precisar se deslocar até Florianópolis e sem imprimir documentos. O SEI virtualizou os documentos administrativos do Parlamento. E as vantagens estão tanto na questão de eficiência, de redução de tempo dos processos, com celeridade processual muito notável, facilidade, pois qualquer um pode assinar um documento sem estar aqui, e na transparência”, assegura Adriana.

Exemplo
Os novos procedimentos permitem também que a Assembleia Legislativa passe a ser um exemplo para a sociedade. Segundo a gerente, a transformação pode ser abraçada também pelos cidadãos e outras instituições, públicas ou privadas. “Qualquer um pode ter uma assinatura digital, produzir um documento em Word e encaminhar pelo e-mail.”

No atendimento diário, revela a gerente, as pessoas acabam percebendo a facilidade e as vantagens da digitalização. “O fluxo de pessoas na Alesc para protocolar documentos caiu em cerca de 70%. E aos que ainda fazem a gente orienta que não é mais necessário, que eles podem enviar por e-mail. Explicamos que a validade é a mesma, que eles vão receber o número do processo para poder acompanhar”, afirma.

Pandemia estimulou transformação
A inserção do SEI no cotidiano do Parlamento catarinense acontecem durante a pandemia. Na opinião de Adriana, apesar de ter sido um grande desafio, isso acabou estimulando a absorção do sistema pela Casa. “Sabíamos que o prazo era de seis meses para implantação, então tinha que acontecer, pois a Alesc precisava continuar funcionando, independente da presença física dos seus servidores. Foi muito oportuno o surgimento do SEI justamente na época da pandemia. A gente passou por dificuldades na implantação, na parte de capacitação, feita de forma virtual com vídeos que hoje estão disponíveis no YouTube e são acessados por todo o Brasil. Mas foi muito bom, estimulou todo mundo a seguir as práticas”, ressalta.

A dificuldade existiu também por representar uma mudança de cultura. “A gente sempre foi muito apegado ao papel, isso era uma realidade. Mas eu acho que as pessoas tomaram consciência disso”, comenta Adriana.

O impacto da mudança foi menor, já que todas as pessoas estavam vivenciando no seu dia a dia, o desafio de resolver questões cotidianas em casa, pela internet.

“Todo mundo tomou gosto, viu que é prático, que funciona e a prática permaneceu”, disse a gerente. Pesquisa realizada entre os servidores apontou que 91% dos entrevistados concorda que o SEI deu à Alesc mais sustentabilidade, maior economia e transparência. “A aceitação foi muito boa. Quem utiliza não pensa mais na vida sem o sistema. A celeridade processual nem se discute, tanto de fora para dentro do Parlamento, quanto na Alesc. Se eu faço um documento agora, em um segundo ele está em outro setor da Casa. Ele permite também que os usuários atuem sem estar aqui presencialmente. Isso possibilitou a nossa adoção do teletrabalho e garante até que um deputado, se precisar assinar um documento, pode fazer do próprio carro, em qualquer área do estado”, esclarece a servidora.

Alesc Sustentável
A implementação e uso cotidiano do SEI é mais uma das práticas que a Assembleia Legislativa vem adotando nos últimos anos para normalizar ações necessárias à preservação do meio ambiente e redução eficaz de recursos públicos. O Programa Alesc Sustentável, que propiciou o reuso da água da chuva e a energia fotovoltaica pelo Parlamento, entre outras atividades, é mais um exemplo. Saiba mais clicando neste link.

Fonte: Agência ALESC